Rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä

• O2-Jyväskylä ry (1777732-6)

2. Rekisteriasioista vastaava

• Vastuuhenkilö Kari Jauhiainen, kari.jauhiainen (at) o2-jkl.fi, 040 550 4268
• Jäsenrekisterin käyttäjä Jani Saukko, jani.saukko (at) o2-jkl.fi, 040 966 3902
• Jäsenrekisterin käyttäjä Tuomas Pulkkinen, tuomas.pulkkinen (at) o2-jkl.fi, 040 966 3816

3. Rekisterin nimi

• O2-Jyväskylä ry:n jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri (toiminnanohjauspalvelu myClub)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Rekisteri on yhdistyslain 11 §:n tarkoittama jäsen- ja asiakasluettelo
• Rekisteriin kootaan tietoja seuran jäsen- ja asiakasasioiden hallinnointia varten

5. Talletettavat henkilötiedot

• Rekisteröidyn täydellinen nimi
• Sukupuoli
• Osoitetiedot ja asuinkunta
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Jäsenyyden tyyppi (nuorisojäsen, varsinainen jäsen, kannatusjäsen jne.)
• Rooli seurassa (pelaaja, huoltaja, valmentaja jne.)
• Seuraan liittymisajankohta ja ero / erottamisajankohta
• Alle 18-vuotiaan pelaajan huoltajan / huoltajien nimi ja yhteystiedot
• Pelaajaan syntymä-aika (sotu, vakuutustarpeisiin)
• Pelaajaan joukkue / ryhmä
• Tieto käydyistä valmentaja-/toimitsijakursseista
• Laskutustieto
• Osa tiedoista on pakollisia, osa vapaaehtoisia

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisterissä olevat tiedot ovat pelaajan itsensä tai hänen huoltajansa luovuttamia
• Suomen Salibandyliitto ja sen käyttämät kouluttajatahot

7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset

• Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

• Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn tai hänen jäsenrekisteriin merkityn huoltajan / huoltajien kirjallista suostumusta
• Huoltaja ei voi antaa suostumusta viisitoista (15) vuotta täyttäneen rekisteröidyn puolesta

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

• Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana
• Käyttöoikeus rekisteriin on seuran jäsenrekisteristä vastaavilla ylläpitäjillä, rekisterin tilinhoitajilla sekä seuran johdolla
• Edellä mainituilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta nähdä yksittäisten henkilöiden käyttäjätunnuksia tai salasanoja
• Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan
• Kaikki tietoliikenne on tietojärjestelmän ja käyttäjän välillä suojattua ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja
• Tulostetut aineistot: Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti

10. Tarkastusoikeus

• Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat
• 5.-kohdassa mainitut tiedot. Tiedot saa maksutta, jos edellisestä tarkastuksesta on enemmän kuin kaksitoista (12) kuukautta
• Alle viisitoista (15) vuotiaan rekisteröidyn puolesta tiedot tarkastaa hänen jäsenrekisteriin huoltajaksi merkitty henkilö / henkilöt
• Tarkastuspyyntö on osoitettava kirjallisesti 2.-kohdassa mainitulle henkilölle

11. Tietojen korjaaminen

• Rekisteröidyllä on henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Alle viisitoista (15) vuotiaan rekisteröidyn puolesta vaatimuksen esittää hänen jäsen-/asiakasrekisteriin huoltajaksi merkitty henkilö / henkilöt
• Tarkastuspyyntö on osoitettava kirjallisesti 2.-kohdassa mainitulle henkilölle
• Korjausta vaativan on voitava tarvittaessa esittää viranomaisen todistus korjausesityksestä
• Tietojen korjaamiseen voidaan antaa salasana ja tunnus, jolla jäsen/asiakas pääsee vain omia tietojaan muuttamaan

12. Kielto-oikeus

• Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 §:n mukainen kielto-oikeus

13. Turvakielto

• Jos rekisteröidyllä on väestötietolain 36 §:ssä 1 momentissa säädetty turvakielto, talletetaan hänelle turvakiellon voimassaoloajaksi sellainen yhteystieto, johon posti voidaan toimittaa
• Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa on esitettävä seuran hallitukselle maistraatin todistus turvakiellosta
• Rekisteröidyn yhteystiedot ovat salaiset turvakiellon voimassaoloajan

14. Tietojen säilytys

• Jäsentiedot poistetaan rekisteristä eroamisvuotta vastaavan kauden kirjanpidon sulkemisen ja kauden raportoinnin jälkeen. O2- Jyväskylän kausi loppuu 31.5.